ΒΗΜΑ 1
Στην ενότητα των διαδικασιών, μέσω του κουμπιού «Προσθήκη Νέας», μπορούμε να προσθέσουμε νέες διαδικασίες. Συμπληρώνουμε τα πεδία και με το κουμπί «Save» σώζουμε τις ενέργειές μας.
ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ & ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Μπορείτε να ξεκινήσετε να συμπληρώνετε /επεξεργάζεστε τις πληροφορίες στην
πλατφόρμα. Συνοπτικά η διαδικασία είναι η εξής:
ΒΗΜΑ 2
Προσθέτουμε τα βήματα στην κάθε διαδικασία, πατώντας το κουμπί «Επεξεργασία».
ΒΗΜΑ 3
Από τον πίνακα των βημάτων, προσθέτουμε τους ρόλους σε κάθε βήμα, σύμφωνα με το Μοντέλο RACI**, μέσω του κόκκινου κουμπιού με το εικονίδιο του άβαταρ.
βημα 4
Προσθέτουμε τις πληροφορίες για τα αρχεία / επικοινωνίες, καθώς και τα εργαλεία (toolbox), στα βήματα που χρειάζεται.
βημα 5
Τα template αρχεία σας θα πρέπει να τοποθετούνται στον εταιρικό φάκελο:
<\\VSATHFS\Demo\DEMO GOV>
ΠΡΟΣΟΧΗ! Στον συγκεκριμένο φάκελο ΔΕΝ τοποθετούμε αρχεία που περιέχουν
εμπιστευτικά δεδομένα, αλλά μόνο templates αρχείων / φορμών κτλ.
Χρήσιμοι Ορισμοί:
Process Owner:
Έχει την τελική και συνολική ευθύνη για την τήρηση της διαδικασίας στους χρόνους που ορίζονται και με το προκαθορισμένης ποιότητας αποτέλεσμα. Παρέχει κατευθύνσεις και διευκρινίσεις στους συμμετέχοντες (καθώς και την εκπαίδευσή τους) ώστε η διαδικασία να εφαρμόζεται από όλους με τον ίδιο τρόπο και όπως προβλέπεται.
Παρακολουθεί την εφαρμογή της διαδικασίας μέσω KPIs που αναφέρονται στη διαδικασία και ενημερώνεται για τυχόν καθυστερήσεις και προβλήματα/κινδύνους κατά την εφαρμογή της, επικαιροποιεί τα εργαλεία απόφασης ή ζητά την έκτακτη τροποποίηση της διαδικασίας, σε συνεργασία με τον αρμόδιο Διευθυντή και τον Διευθυντή της Εταιρικής Διακυβέρνησης. Αναθεωρεί τη διαδικασία στα τακτά χρονικά διαστήματα που επιβάλλει η διαδικασία. Στέλνει αναφορά σε τριμηνιαία βάση στην Εταιρική Διακυβέρνηση με τα KPIs των διαδικασιών για τις οποίες είναι κάτοχος.
Στον κάτοχο της διαδικασίας αναφέρονται όλοι οι συμμετέχοντες της συγκεκριμένης διαδικασίας, αφού είναι ο τελικός υπόλογος για τη μη ορθή εφαρμογή της. Κάθε διαδικασία έχει αποκλειστικά ΈΝΑΝ κάτοχο.
Μοντέλο RACI:
Responsible (Υπεύθυνος εκτέλεσης εργασίας): Το άτομο που κάνει τη δουλειά για να επιτευχθεί ο στόχος του βήματος. Γνωρίζει σε βάθος τα ζητήματα που προκύπτουν. Έχει επωμιστεί την ευθύνη για την εκτέλεση της εργασίας ή την λήψη αποφάσεων.
Accountable (Υπεύθυνος αποτελέσματος εργασίας): Το πρόσωπο που ευθύνεται για τη σωστή και εμπεριστατωμένη ολοκλήρωση του έργου ενός βήματος. O υπεύθυνος αποτελέσματος φέρει την ευθύνη της τελικής έγκρισης της εργασίας που παρέχεται. Δύναται να είναι ο Responsible ή ο Process Owner. Είναι αποκλειστικά ένας.
Consulted (Συνεργάτες/συμμετέχοντες): Εκείνοι των οποίων η γνώμη αναζητείται. Είναι τυπικά οι ειδικοί του θέματος και με τους οποίους υπάρχει αμφίδρομη επικοινωνία.
Informed (Ενήμεροι): Εκείνοι που ενημερώνονται μετά την εκτέλεση μιας εργασίας για τα αποτελέσματά της και με τους οποίους υπάρχει μονόδρομη επικοινωνία. Είναι εκείνοι που επηρεάζονται από το αποτέλεσμα των εργασιών κατά την εκτέλεση της διαδικασίας
.